Privacyreglement betreffende de bescherming van persoonsgegevens van personen die door REFLEX WERKT worden begeleid. De persoonsgegevens worden uitsluitend in een geautomatiseerd systeem opgenomen en behandeld met inachtneming van hetgeen in de Algemeen Verordening Gegevensbescherming (AVG) is bepaald.

Het verwerken van de persoonsgegevens heeft tot doel: het verzamelen, vastleggen en verstrekken van persoonsgegevens ten behoeve van de begeleiding bij het zoeken, verkrijgen en/of het behouden van een betaalde baan. 

Betrokkene

De natuurlijke persoon, van wie de persoonsgegevens door de verantwoordelijke worden verkregen van opdrachtgever of van de persoon zelf en ten aanzien van wie de verantwoordelijke een (re-integratie) opdracht uitvoert.

Verantwoordelijke

REFLEX WERKT

REFLEX Werkt 

Eenmanszaak, statutair gevestigd te Maastricht en kantoorhoudende te (6213 CW) Maastricht, Castelmorelaan 30. 

Persoonsgegevens

Gegevens die herleidbaar zijn tot geïdentificeerde of identificeerde betrokkenen. 

(Re-integratie) opdracht

Een door de verantwoordelijke in opdracht van opdrachtgever uit te voeren (re-integratie) opdracht. 

Verwerken van persoonsgegevens

Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding, of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het beschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens. 

Een opdrachtgever meldt een kandidaat bij REFLEX Werkt en verstrekt de noodzakelijke gegevens. De kandidaat verstrekt gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de begeleiding. Deze gegevens worden uitsluitend opgeslagen in een geautomatiseerd systeem. Er is geen papieren dossier. Gedurende de tijd de kandidaat wordt begeleid door REFLEX Werkt wordt dit dossier aangevuld. In het kader van de dienstverlening worden in het persoonlijk dossier ook de gegevens bewaard die betrekking hebben op de eventuele arbeidsongeschiktheid.

Artikel 3.1. 

Hoofdlijnen van het beheer van de registratie 

1. REFLEX werkt is de verwerker van de persoonsgegevens. 

2. REFLEX Werkt is verantwoordelijk voor het nemen van maatregelen in geval van calamiteiten;

3. Indien een betrokkene van mening is dat niet overeenkomstig dit reglement is gehandeld kan bezwaar worden gemaakt bij de verwerker.

4. Vaststelling van het reglement geschiedt door de verwerker.

5. In omstandigheden waarin dit reglement niet voorziet beslist de verwerker.

6. De beheerder dient de volgende punten te regelen:

a. Het vaststellen van de eisen 

b. Controle op het juiste gebruik van de gegevens

c. Controle op het naleven van beveiligingsregels

d. Overige handelingen leidende tot het goed functioneren

7. De verantwoordelijke verbindt zich geheimhouding op te leggen ten aanzien van alle persoonsgegevens. Deze geheimhoudingsverplichting geldt niet indien enig wettelijk voorschrift hen toe mededeling van persoonsgegevens verplicht, dan wel indien uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. 

Artikel 3.2. 

Soorten gegevens die in het dossier en het geautomatiseerd systeem zijn opgenomen en de wijze waarop verkregen

In artikel 7 is een overzicht opgenomen van de soorten gegevens die in het digitale dossier zijn opgenomen. De gegevens zijn afkomstig van betrokkene of worden met instemming van betrokkene namens hem verstrekt. Daarnaast maakt REFLEX Werkt, op basis van zijn deskundigheid, verslagen van de gang van zaken. De gegevens worden behandeld met inachtneming van hetgeen hierover in de AVG. 

Artikel 3.3. Bewaartermijn van opgenomen gegevens 

Indien er geen wettelijke bewaartermijn van toepassing is, worden persoonsgegevens niet langer bewaard, in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt. Alle tot het individu te herleiden gegevens, data en/of resultaten van kandidaten, die door REFLEX Werkt worden begeleid bij het zoeken, verkrijgen en behouden van een betaalde baan, zullen bij beëindiging van de bemiddeling/overeenkomst aan de opdrachtgever ter beschikking worden gesteld. Ten behoeve van de opbouw van historische, statistische of wetenschappelijke gegevens, is het mogelijk dat gegevens in geanonimiseerde vorm beschikbaar blijven. 

Artikel 3.4. Categorieën van personen of instanties waaraan gegevens worden verstrekt 

Persoonsgegevens worden slechts aan derden verstrekt voor zover:

1. Betrokkene zijn ondubbelzinnige toestemming hiertoe heeft verleend of;

2. Dit noodzakelijk is in het kader van de begeleiding van betrokkene of;

3. Dit noodzakelijk is ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van de betrokkene en preventief inzake de gezondheid, het welzijn en welbevinding van betrokkene of;

4. Het geschiedt op rechtelijk bevel of;

5. Het wordt vereiste ingevolge een wettelijk voorschrift/wettelijke verplichting of;

6. Het verenigbaar is met het doel waarvoor ze zijn verkregen.

 3.4.1. 

Verwerker van de persoonsgegevens verplicht de door haar ingeschakelde derden tot geheimhouding van de door haar verstrekte persoonsgegevens en draagt er zorg voor dat deze uitsluitend worden gebruikt bij de uitvoering van de gevraagde werkzaamheden en overeenkomstig het doel van de registratie. 

Voortvloeiend uit het doel van de registratie zijn onder anderen als derden aan te merken: 

" Opdrachtgevers: UWV, verzekeraars, individuele ondernemingen met wie REFLEX Werkt een overeenkomst heeft afgesloten;

" Samenwerkingspartners: onder andere onderwijs- en zorginstellingen, arbeidsmarktintermediairs;

" Opleidingen: opleidingsinstituut;

" Loopbaanadviesbureau;

" De werkgever van betrokkene.

 3.4.3.

Indien noodzakelijk voor de re-integratie of begeleiding en bemiddeling van de zieke of arbeidsongeschikte kandidaat, zullen gegevens betreffende de gezondheid cq. de belasting en belastbaarheid, ten behoeve van een (passende) arbeidsplaats, worden geregistreerd. 

" Betrokkene kan de verantwoordelijk schriftelijk verzoeken om inzage in de persoonsgegevens welke ten tijde van de ontvangst van een zodanig verzoek omtrent de betrokkene in het dossier zijn opgenomen;

" Tevens kunnen betrokkenen van wie persoonsgegevens in het digitale dossier zijn opgenomen, aan de verantwoordelijke schriftelijk verzoeken om aanvulling van hun persoonsgegevens en verbetering en verwijdering van onjuiste persoonsgegevens;

" Betrokkenen kunnen aan derden schriftelijk machtiging verlenen om de schriftelijke verzoeken krachtens de leden 1 en 2 van dit artikel namens hen in te dienen;

" De verantwoordelijke draagt er zorg voor, dat voldoende waarborgen bestaan voor de identificatie van degene die inzage in de persoonsgegevens verzoekt.

" De verantwoordelijke willigt een verzoek als bedoeld in artikel 4 lid 3, tenzij hij schriftelijk en met redenen omkleed betrokkene binnen een termijn van 4 weken na ontvangst van het desbetreffende verzoek meedeelt het verzoek af te wijzen;

" Voor zover de beslissing een inwilliging van het verzoek inhoudt wordt met betrekking tot het bedoelde in artikel 6 lid 1 een afschrift van de gevraagde persoonsgegevens verstrekt; wordt met betrekking tot artikel 6 lid 2 een afschrift van de persoonsgegevens verstrekt, nadat aanvulling, respectievelijk verbeteringen en/of verwijdering van onjuiste persoonsgegevens heeft plaatsgevonden.

" Tegeneen beslissing als bedoeld in artikel 5 lid 1 kan binnen een termijn van 6 weken na dagtekening van de beslissing bezwaar worden gemaakt bij de verantwoordelijke of bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). 

" De verantwoordelijke treft passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen dienen, rekening houdend met de stand van de techniek en daarmee gemoeide kosten, een passend beveiligingsniveau te garanderen, gelet op de risico's van de verwerking van persoonsgegevens. 

" De verantwoordelijke ziet erop toe dat ter waarborging van een juiste uitvoering conform dit reglement de nodige procedures worden vastgesteld. 

In het artikel 7.1. staan de gegevens die verzameld worden ten behoeve van een optimale begeleiding. 

Artikel 7.1. Inhoud van een digitaal dossier (afhankelijk van de soort opdracht)

" Naam

" Adres

" Postcode

" Plaats

" Telefoonnummer

" BSN -nummer

" E-mail

" Eerste verzuimdag

" Functiemogelijkhedenlijst

" Arbeidsverleden

" Opleidingen/cursussen

" Werkgevers-/bedrijfsinformatie

" Plan van aanpak (trajectplan)

" Relevante correspondentie

" Voortgangs- en gespreksverslagen

Dit privacyreglement ligt voor eenieder ter inzage bij de verantwoordelijke. 

Dit privacyreglement kan worden aangehaald als privacyreglement van REFLEX Werkt. Dit privacyreglement treedt in werking met ingang van 01 mei 2011.

In het kader van de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) is er een Register van Verwerkingsactiviteiten opgesteld dat op verzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kan worden opgevraagd.